Pisanie e-maili pojawia się na wielu etapach nauki języka angielskiego. Należy pamiętać, że umiejętności pisania maili przyda się nie tylko na lekcjach i egzaminach, ale również na studiach czy w pracy. Pisanie e-maili jest trudną sztuką. Jednakże, aby opanować tę umiejętność należy trzymać się kilku podstawowych zasad.
- Zastanów się do kogo piszesz. Czy jest to mail formalny czy nieformalny.
- Nieformalne maile mogą zawierać formy skrócone wyrazów, slang, emotki i akronimy. W mailach formalnych te elementy są zabronione.
- Pisząc mail formalny używaj profesjonalnego adresu mailowego.
- Zanim zaczniesz pisać zwróć uwagę na temat maila. Odbiorca powinien wiedzieć czego dotyczy Twój mail, w przeciwnym razie może być zdezorientowany lub może zignorować Twoją wiadomość.
- Przedstaw się tak, aby odbiorca wiedział z kim ma do czynienia. Jeśli trzeba, poza imieniem i nazwiskiem opisz krótko kim jesteś.
- Przywitaj się. Zastanów się do kogo piszesz i dobierz odpowiednie przywitanie.
- Na początku wyjaśnij z jakiego powodu piszesz.
- Pisz krótko i na temat.
- Bądź uprzejmy. Używaj zwrotów grzecznościowych i zachowaj pozytywne wydźwięk maila.
- Bądź precyzyjny. Podawaj konkretne informacje: daty, miejsca, nazwiska osób.
- Na końcu maila podsumuj zwięźle wszystkie przekazane informacje.
- Zwróć uwagę na interpunkcję. Nie używaj zbyt wielu wykrzykników.
- Pożegnaj się w odpowiedni sposób.
- Po napisaniu maila przeczytaj go jeszcze raz. Sprawdź czy nie ma literówek lub błędów gramatycznych. Mogą one wpłynąć na odbiór twojej osoby i przekazywanej wiadomości.
- Zawsze odpowiadaj na maile.
Maile składają się z kilku podstawowych elementów: nagłówek, wstęp, rozwinięcie, zakończenie i podpis. Każda część rozpoczyna się od nowego akapitu. Jeśli w jednym mailu poruszasz kilka kwestii, każda z nich powinna być rozpisana w osobnych akapitach.
Jeśli już znasz podstawowe zasady pisania maili, to czas na kilka przydatnych zwrotów w trakcie pisania.
Powitania nieformalne:
- Hi Sam,
- Hey,
- Dear Jane,
- John,
Powitania formalne:
- Dear Sir,
- Dear Sir or Madame,
- To Whom it may concern,
- Dear Mr Smith,
Przedstawienie celu maila:
- I am writing with regards to…
- I am contacting you to…
- I am emailing in reference to…
- I am writing in connection with…
- I am writing to you on behalf…
- With reference to our correspondence, I would like to…
Wyrażenia w mailach nieformalnych:
- How are you?
- How are things with you?
- I was glad to hear from you.
- What’s new?
Rozwinięcie w mailu formalnym:
- I would appreciate it if you could…
- Could you please let me know if…
- Could we arrange a meeting?
- You are urgently requested to…
- We regret to inform you that..
- Please be informed that…
- Please find the attached document…
- I am writing to express my gratitude / satisfaction / dissatisfaction / interest etc.
Rozwinięcie w mailu nieformalnym:
- Can you tell me more about…?
- Can I have…?
- I wanted to ask if…
- When it comes to…
- Do you know if…
- I wanted to ask you for a favour…
Pożegnania w mailu formalnymi:
- I look forward to hearing from you.
- Should you have any questions do not hesitate to contact me.
- Please reply at your earliest convenience.
Pożegnania w mailu nieformalnym:
- Talk to you later.
- Thanks in advance.
- Take care!
- Hope to hear from you soon.
- Send me news when you know more.
- Write back soon.
Pozdrowienia na końcu maila formalnego:
- Yours sincerely,
- Yours faithfully,
- Best regards,
- Regards,
- With gratitude,
- Warm wishes,
Pozdrowienia na końcu maila nieformalnego:
- Love,
- Lots of love,
- Best,
- Cheers,
- Kindest regards,
- Take care,
- Write soon,